いつでも多忙の代名詞とも呼ぶべきＳＥには、暇な時間なんてめったにありません。一つ仕事を終えても、次から次へと仕事がやってきます。時にはいくつもの仕事が一度に降りかかり、ほとんどパニックになってしまった、という経験がある人は多いのではないでしょうか。
多忙な時こそ大事なことは、タスク管理を徹底することです。
効率的に仕事をこなすためにはどんなコツが必要なのか、見ていきましょう。

明文化して優先順位を付ける

シンプルかつ最も効果的な方法は、抱えている業務を文字に起こしてリスト化することです。

忙しい時というのは、本人が思っているより混乱しており、論理的に仕事の順番を決められません。そこで頭の中身を一度外に出して文字にすることで、どの仕事がどれくらい時間がかかるか、どういう順番でやっていけば効率が良いか、客観的に見られるようになるのです。

このリスト化する方法の利点は、追加の仕事が来ても、スケジュールの調整がその場で出来る点です。上司と今の仕事を共有し、どのタイミングで依頼をこなせば良いのか、すぐに決められます。

仕事が増える度にタスクを整理する手間もなくなるので、非常にオススメの方法ですよ。

小さな仕事から片付けていく

タスクをリスト化しても、あまりに仕事量が多いと、作業する順番を考えるのも億劫になってしまいますよね。

それはもうパニックになりかけていて、集中力がほとんどなくなっているからです。パソコンに例えれば、メモリがいっぱいになっている状態と言えるでしょう。

そんな時に有効なのは、大きな仕事は一旦忘れ、小さな仕事から片付けていく方法です。リスト化したタスクが数だけでも減っていけば、心理的な圧迫感をグッと減らすことが出来ます。

大きな仕事に手を付けるのは、心理的な余裕を持ち、ちゃんと集中出来る環境を整えてからにするようにしましょう。

こまめに席を立つ

仕事をバリバリとこなしていき、やっと目途が付き始めた時には、もうかなり集中力も切れた頃ですよね。疲れた頭では当然仕事の効率は落ちてしまうので、何かしらのリフレッシュ方法があるといいでしょう。

おすすめなのは、何かしらの理由を付け、頻繁に席を立つことです。

トイレに行くのでも良いし、大した意味もなく印刷してプリンターまで歩いて行くのでも構いません。飲み物を買いに行くのも良いでしょう。

とにかく疲れた頭に活を入れるためには、身体を動かすことが大切です。例えそれが２，３分のことであっても、気分転換としては十分ですよ。

仕事の小さな区切りで少しずつ頭を休め、効率的に業務をこなしていきましょう。

仕事は一つ一つの積み重ね

沢山の仕事が圧し掛かってきて「こんなに出来ない！」と、そう思った時は一度落ち着いてみましょう。膨大な仕事の山も、個別に見てみればこなせないものではないはずです。焦らず地道に片付けていくことが、仕事を終わらせる一番の近道です。