大きな企業であればあるほど、部署間の業務は様々に枝分かれしています。例えば、自動車の生産管理システムを作成するチームのすぐ横で、自治体向けの税計算システムを作っている、という光景も珍しくありません。
こうした業務展開は、多角的な経営が出来る反面、どうしても横の繋がりが薄くなるという難点があります。その対策として、互いのプロジェクトを紹介し合う「部署交流会」のような勉強会を開いている企業も多いのではないでしょうか。
今回は、そんな部署交流会のプレゼン役として抜擢された方のために、プロジェクト紹介のコツについてご紹介しましょう。

まずはごくシンプルにプロジェクト概要を説明する

まず真っ先に話さなければならないのは、何と言ってもプロジェクトの概要です。どんな業種の何という企業が、何の目的で必要としているのか、その大まかなところを伝えましょう。
この時注意すべきは、話す内容はごくごくシンプルに纏めなければならない、ということです。
業務システムはその重要性故に、非常に複雑な仕様で作られますが、詳しい説明は後に回してください。聞き手にとっては、普段扱っているものとは全く違う、異業種のシステムだということを忘れてはいけません。
まずはとにかく簡潔に伝え、頭の中でイメージしてもらうことから始めましょう。

プロジェクト規模を説明する

次は「プロジェクトがどれくらいの規模で動いているか」という観点で話しましょう。
予算がどれくらいで、チームは何人で動いており、納期がいつを予定しているかなど、全体のスケジュール感を報告します。
プロジェクトが大規模で複雑になる場合は、組織図などを用意しておくと良いですね。

現時点で考えられる展望を説明する

プロジェクトの概要と全体イメージを伝えることが出来たら、いよいよ本番です。システムの根幹部分、そのセールスポイントを説明しましょう。
このとき重要なのは、現状の業務との対比です。システムを導入することで、どのように便利になり、どのような効果があるのか、ということを丁寧に説明していきましょう。

リスクとその対策を報告する

最後に、プレゼン時点で判明しているリスクについて報告しましょう。例えば要件が未確定の部分があり今後も調整が必要だ、進捗が遅れており納期に影響が出る可能性がある、など、考えられるリスクを事細かに挙げていきましょう。
気を付けるべきは、それらのリスクへの対策についても伝えなければならない、という点です。リスクだけしか伝えて貰えないと、聞いている相手は不安ばかりが残り、部全体への不信感へとつながってしまいます。

プレゼンの練習にもなる

交流会はただただ面倒なイベントで、何の役にも立たないと思う人もいるかも知れませんが、「プレゼンの場」として考えると、非常に優秀です。
「業務時間中に合法的に資料を作れる」「万が一失敗しても相手は社内の人間だけ」「プレゼンの善し悪しをベテランに評価してもらえる」など、実はいいことずくめのイベントなんですよ。
もしも交流会のような機会があれば、自分のスキルを磨くチャンスと考え、積極的にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。