今や世界中で使われているSNSは、優れたコミュニケーションサービスであり、最近では社内システムに導入する企業も増え始めました。

部署や立場の垣根を越えた意見交換の場として最適ですが、何も考えずただ導入すれば成功するほど甘いものではありません。

SNSを効果的に使うためには、いくつかのコツが必要です。気になるその方法をピックアップしてみましたのでご覧ください。

目的を明確化する

社内SNSの環境をいきなりポンと渡されても、使う側は呆気にとられて困ってしまいますよね。それは、用意されたSNSが「何を目的にしているか」が分からないためです。

「自由に使って良い」と言われたところで、慣れないツールを率先して使おうと思う人は少ないでしょう。初めは好奇心旺盛な人が書き込むことでしょうが、半年もすれば「使わなくても不都合はない」と認識され、廃れてしまうのがオチです。

SNSを導入する場合は、企業の方で「理想的な使い方」をレクチャーしなければなりません。「こういった使い方もできる」程度の話ではなく「こうやれば業務に役立てることができる！」と、インパクト全開のアナウンスをすれば、やがて社員全員に定着していくことになるでしょう。

レスポンスを実感できる

長期に渡って社内SNSを運営するためには、社員それぞれのモチベーションが必要です。個人向けのSNSとは違い、社内SNSは企業の閉じた輪の中で展開されるもの。受取り手の絶対数が少ないため、何か書き込んでもレスポンスが不足しがちになってしまいます。

これでは書き込む側のモチベーションが下がってしまいますよね。

一つの改善策としては、日報機能のあるSNSを利用することです。

毎日社員それぞれが書き込んだ日報に対し、いくらかでも上司がコメントを返していけば、SNSを積極的に活用するメンバーも増えていくでしょう。

デメリットは、上司は大量のコメント返しをしなければならず、負担が非常に大きいことです。その場合は二、三日おき、あるいは週報のような形式で利用するのがベストですね。

ログイン・アクセスなどのUIが良いものを選ぶ

もう一点重要なポイントとして挙げられるのは、ユーザインターフェースの良さ、社内SNSを利用する際の使い勝手です。

SNSの中にはアプリとしてスマートホンにインストールできないタイプも多く、それらは逐一ユーザーがログインし、新たな情報がないかチェックしなければならないこともあります。

これでは使いにくくて仕方ないですよね。メールで全てをやり取りした方が、ずっと良いレスポンスでやり取りができます。

すぐに新着の情報を確認ができ、ログインにも余計な手間がかからないものを選ぶことが、SNSツールを選ぶコツと言えるでしょう。

難点はセキュリティとの両立

SNSの優れた点は「広い範囲で気軽なコミュニケーションが行えること」にありますが、しかしこの特徴は「機密情報を担う上でのセキュリティ」という理念とは対立せざるを得ないものです。

「目的の明確化」と「使いやすさ」、そしてこの「セキュリティの徹底」、これらを全てクリアして初めて社内SNSは成功と呼べるものになることでしょう。

社内SNSを導入する際は、これらのことを頭に置き、入念な準備をするようにしてくださいね。