現代のコミニュケーションツールの代表格といえば、SNSですよね。中には個人だけで無く法人でも活用しているケースもあり、多人数でのスムーズな連絡において、これほど便利なツールはなかなか有りません。

では、業務に活用させようとした場合、どのような使い方が考えられるでしょうか。そのメリットとデメリットについて、いくつかピックアップしてみました。

SNSを利用するメリット

まずはSNSを業務に活用する場合、どのようなメリットがあるかを見ていきましょう。

①部署にとらわれないコミュニケーション

メールをベースにしたコミュニティでは、どうしても顔を知らない相手とはやりとりしにくく、最初の一歩にどうしても躊躇ってしまいます。
その点SNSは不特定多数を対象にしたものなので、部署にとらわれず、色々な人とオープンにコミュニケーションを取ることができます。

②営業や夜勤担当者との効率的な連携

同じ部署内でも現場や勤務の時間帯が違うチームとは、なかなか連携が取りにくいものです。しかしSNSを使えば気軽にリアルタイムに連携や引き継ぎができるので、これを活用しない手はないですよね。

③ブレインストーミングに最適

多人数が一度に発言できるSNSは、思いつきやアイデア、ノウハウを蓄積していく場として最適です。過去の履歴を遡って読むことで、考えもしなかった意外な企画にたどり着けるかも知れません。

SNSを利用するデメリット

いい所尽くめのように思えるSNSですが、当然デメリットも存在します。それはネットワークを用いたSNSだからこその、避けようのない弱点とも言えるでしょう。

① アカウント乗っ取りの危険性

業務をやりとりする場だからこそ、アカウントの乗っ取りは命取りです。有名なところでは、LINEのアカウント乗っ取り事件ですね。外に向けたネットワークでは、どうしても避けられない問題です。

② 投稿ミスによる情報漏洩

業務についてSNSで語ることもあると思いますが、問題なのはついうっかり、それを間違ったルームに投稿してしまうことです。例え社内間であっても守秘義務を課せられるプロジェクトは少なくありませんので、大問題になってしまう可能性があるのです。

業務にオススメのSNSツール

SNSの採用を決めたとしても、様々な種類のツールがあり過ぎて、どれを使えばいいのか迷ってしまいますよね。その中でもオススメのツールを簡単にご紹介します。

①チャットワーク

・タスク管理
SNS上でタスクを設定、管理を行えます。自分のタスクと依頼したタスクの二つに切り替え、検索することも可能です。

・高いメールとの連携性
未読のメッセージがある場合、メールに情報を連携できます。◯時間未読の場合のみメールを送るなど、細かな設定も用意されています。

②Beat Shuffle

・日記
ブログのように社員それぞれが日記を書ける機能が特徴的です。日報のように利用することも可能です。

・アンケート
社員全体の意見を気軽な形で集めることが出来ます。管理者や企画部にとって、非常に有難い機能ではないでしょうか。

・Q &A
アンケートより詳しく、Q&A形式での質問も可能です。データベース化されるため、類似質問の検索できる点もポイントです。

③gamba！

・日報特化機能
特に日報の機能を重視しているのがこのツールです。テンプレートの登録、開封確認などの機能も揃っているので、書く側の励みにもなります。

・Googleカレンダーとの連携
Googleカレンダーのスケジュールと連携し、日報に転記することができます。

SNSを業務利用するときの注意点

業務でSNSを利用する場合、様々なメリット・デメリットがあることを分かって頂けたでしょうか。どんな場合でも気をつけなければならないのは、SNSがオープンなネットワークであるということです。

パスワードなどのセキュリティには十分注意をし、メッセージの投稿の際は投稿先にミスがないか、慎重に行うことを必ず心がけましょう。